無駄な会議を無くそう！ 必要なのは当事者意識

お疲れ様です。

山中川男です。

今日は社内政治的な話です。

会社で会議を催すと

場合によっては全く意見がまとまらない無駄な会議を行うこともあると思います。

そんな時、なぜまとまらないのかを川男なりに分析してみたので

ここにアウトプットします。

知識が足りない

有益な意見が飛び交わない静かな会議になってしまう理由のひとつに "知識が足りない" という要因が挙げられます。

ですので、議題に関して何をどうしたら良いのか全く見当がつかないのです。

そんなわけ無いだろうと思われる方もいると思いますが

そんなわけあるんです。

こういうことが起こる会議というのは

主に多部署が集う会議で起こりやすいです。

(流石に同一部署内ではそんなに起こらないと思います。)

参加者の意識次第でもありますが

管轄外の部署の人間が発した意見はあまり関心がないことが多い。

なので、自分が積極的に発言しなくても良いという意識が少なからず存在しているのです。(これは、後述する本気度が足りないで書きます)

それでも、議題が予め分かっているのであれば

それに関する知識を勉強できたはずです。

ちなみに、「業務が忙しくてそんな暇はない」というのは

最もくだらない言い訳です。

何故かというと、この場合は会議に参加する時間は確保できているのです。

それに、1分1秒たりとも無駄なく働いている人は滅多に居ないわけで・・・

言ってしまえば、「私はマネジメントできません」

と公言しているようなものです。

恥ずかしいので、なるべくやめたほうが良い。

もし、本当に時間がないのなら会議に参加しないという選択肢もあるわけです。

無駄な会議だと思うなが無駄だと声を挙げれば良いのです。

ちょっと逸れましたが

議題に対する知識が乏しい状態では建設的な意見は発せません。

しかし、場合によっては知識がないのに積極的に発言する人も居ます。

それは、ある程度の地位を有しており感情で物事を考えるおバカさんです。

この人たちは、理屈で説明すると屁理屈で返してくるので相手にするだけ時間を無駄にします。

ですので、事前の根回しやそもそも何かしらの理由を付けて呼ばないのがベストですね。

意図が不明確

これは議題を提起する側の問題です。

会議における議題は、意図を明確にしたものを提示する必要があります。

例えば、人事評価制度の導入について議題提起する際

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Aパターン

人事評価制度を導入しようと思います。

その際、どうやってやったら良いか検討したいと思います。

皆さんのご意見をお聞かせください。

Bパターン

人事評価制度を導入しようと思います。

既に社内で導入しているプラットフォームを活用した方法を検討しており、新たに人事評価のアプリケーションを作成して実施できればと考えています。

理由は、全社員がアカウントを有しているプラットフォームなので、新たにシステムを導入するよりもコストをかけずに導入できるからです。

開発期間は3ヶ月で導入は○月を想定しています。

いかがでしょうか。

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さて、参加者が困惑するのはどちらのパターンでしょうか？

もちろんAパターンですね！

提案する側の準備が足りなすぎますし

参加者も何を話せば良いのかその場で考えなくてはいけないので

活発な議論はできません。

参加者の技量も大事な要素というわけです。

横柄で威圧的な輩が存在する

もし、会議の場でプレゼンテーションを行う場合に

良いプレゼンを聞くために大事なことは、その場の空気を壊さないことです。

プレゼンターのプレゼン力ばかり注目されがちですが

より大事な要素は聴者側だと川男は考えています。

プレゼンスキルというのは、聴者側にもあるということです！

プレゼンターは (人によるとは思いますが) 良いプレゼンをしようと準備をしています。

参加者が多ければ多いほど緊張も増すでしょう。

そんな中、厳しい目でプレゼンを聞く輩が居たらより緊張度が増すと思いませんか？

聴者側は、気持ちよくプレゼンしてもらうための配慮をする必要があるのです。

そもそも、プレゼンターは聴者に貴重な情報を提供する存在なのです。

威圧して良いことなど何もありません。

むしろ、興味をもってプレゼンターの持つ情報をより多く引き出そうとする努力をするべきです。

 

本気度が足りない

本気度についてですが

会議に参加する人間は、基本的に同じ方向を向いている必要があります。

西に行きましょう！

と呼びかけているのに、北北西や南、東に行こうとしている連中と西にいけるはずがないのです。

どういうことかというと

その会議の本質を参加者がどれだけ理解しているか

が重要となるのです。

先程の人事評価制度の例でいうと

提案者が

・何故人事評価制度の導入が必要だと思ったのか

・導入することでどんな効果を生み出すことができるのか

・会社全体にどんな影響を及ぼすのか

といったような部分が意図としてあるとするのなら

それを参加者も理解している必要があるのです。

理解していないと

・導入する際のコストはどうする

・開発の人員はどうする

・業務負担が増加するのではないか

という趣旨とは若干逸れていくような検討議題が生じてしまうのです。

そしてこういった状況は、モチベーションが低い連中が集まると起こりやすいのです。

明確な目標があってその共通認識があれば

それぞれ違う意見が発生してもゴールは一緒なので建設的な議論ができるのです。

共通認識がなくて言葉尻だけを捉えた連中が集まると

同じ方向を向いているのにまとまらない、ねじれが生じるのです。

なので

・役職がついているから

・上長だから

・関係ありそうだから

といった短絡的な理由で会議に呼ぶことは悪影響でしか無いのでやめさせたほうが良いのです。

ほとんどの無駄だと言われている会議の根本的な理由は結局の所参加者の本気度の問題だと川男は考えています。

無駄な会議を無くそう

という意見が上がったら、まずそこを突っ込んでみると良いでしょう。

一人ひとりに該当する会議の目的を紙に書いて提出させてみてください。

恐らく皆バラバラなことを書いているか、中身のない当たり障りないことが書かれているでしょう。

今日は当事者意識について会議を例に書いてみました。

以上、かわおでした。