ITリテラシーが低い組織のシステムを改善していく方法は？

お疲れ様です。

山中川男です。

タイトルが随分と上から目線ですね。

いえ、決して私のITリテラシーが異常に高いわけではないです。

なんなら、並のリテラシーだと思います。

でも、なぜこんなことを書くのかと言うと

社内システム改善のためには、社員からの理解を得る必要があるからです。

では、それについて少しアウトプットしてみましょう。

社員のITリテラシーについて

IT企業でもない一般の中小企業の場合、スタッフのITリテラシーに期待するのは少々難しい場合があります。

しっかり社員教育がなされている会社であれば、こういった悩みも少ないのだろうと思いますが、そういった現場ばかりではないと思います。

川男の場合は、生粋の体育会系根性論者が集うスタートアップ企業のシステム担当として職務に当たりました。

ここで思い知ったことは、まず共通言語が部署間で存在しないことです。

各部門管理者の心持ちとしてよく目にしてきたのは

「自分たちがこの手で創り上げてきたのだ！」

という気持ちが非常に強い方々です。

口に出すことはありませんが、行動に出てしまっているのです。

こういった人たちに新しい業務フローやツールを提案しても確実に形骸化するのです。

決してそれを否定する気はありませんが、よりマクロな視点で業務を見つめてもらう必要もありそうです。

ただ、こういった方々が各部署の管理者をしていると、属人化した独自のフローや文化が誕生します。

そうなると、大規模なシステム改変を行う際に必ずミクロな問題が干渉して改変するには困難を極めてしまうのです。

ということは、各部門に配属されているスタッフのITリテラシーの基準も、概ねそこの管理者基準となってしまうわけです。

「言われたことだけやっていればいいなぁ〜」

というマインドの社員は特に当てはまるでしょう。

なので、肝心なのは管理者教育と考えています。

現場スタッフからの目線でITを見つめてみる

では一般スタッフ目線で物事を考えてみます。

まず彼らは

「仕事が楽になったら良いなぁ〜」

とは常々思ってはいるでしょうが、業務改善そのものには何の興味もないのです。

そんな彼らに

「デジタルトランスフォーメーションだ！」

「ベンダーロックインから脱却しないと販売元に依存した仕組みになってしまう！」

「オフィスファイルの規格を国際標準化してデータ資産の保護に務める必要がある！」

などといくら説明しても煙たがられるだけであんまり意味がないのです。

教えてもらったソフトを使用して給与処理をしている人に

「クラウド化しよう」

「社内システムをクロスプラットフォーム化しよう」

なんて言っても響かないのです。

彼らは、10工程ある複雑で時間のかかる作業がボタン一つで実現できれば

それ以上の興味を持たないのです。

部門管理者への啓蒙活動

私の場合は、管理者への啓蒙活動を行うことにしました。

啓蒙のタイミングは概ね以下の３つです。

敢えてトラブルが起こる場面を見過ごす

ファイルの保存方法が違ったり、Windows Updateにより引き起こされると判明しているトラブルを敢えて見過ごしておいたりすることで、彼らは後々困ります。

ヘルプデスクとして修正やサポートを行うついでに、問題の根本的な原因と対応についてお教えするのです。

次また同じ問題で困らないように話を聞いてくれる人がここで学んでくれます。

 

無意味に乱立された会議の中で時間をもらう

時間も内容もルーティン化した意味のない会議が有る場合は、積極的に活用します。

発言の機会を貰って啓蒙資料と共に、ITリテラシーの基礎をお教えします。

意味のない会議であれば有るほど有効で、基本つまらなくて生産性がない話をしている中、目的を持った人間の話は耳を傾けてくれる人がいます。

その人たちに学んでいただくのです。

仲良くなる

一番大事です。

敵にならないようにあくまで中立的な立場を取り続けることが重要です。

ただ、上長に気に入られるために腰巾着になる道を選んだしょうもない人間にはならないようにします。

上長に気に入られるために取る行動には2パターンあります。

一つは、上記のようなスーパーYESマンになること。

もう一つは、泳がせることです。

泳がせておくというのは、基本的には否定せずに、来たるべき主張のタイミングでのびのびと主張できるように根回しと情報収集を行っておくことです。

・・・この辺の話はまた別件なので省略します。

仲良くなることで、多少話を聞いてくれる存在になります。

そういった方々にお教えするのです。

そうして多数のチャンネルから啓蒙活動を行うことで、全体のベースアップが多少期待できます。

次第に、こちらが導入したシステムについて知りたがる人々が敵意なく直接質問してくれるようになります。

随分ざっくりと記載したので漠然としていると思いますが

大事なのは、オセロのように理解が得られない人の周りを固めてしまうことです。

時間はかかりますが有効な方法の一つなので、試す価値は有るかもしれませんね。

もちろん、社内政治や規定の問題を考慮して行う必要はありますので、そこを考慮する必要もあります。

今日はこんなところです。

・・・あ

ちなみに川男はなぐり書きスタイルなので、おかしいところは逐一修正と更新を繰り返しますので、よろしくおねがいします。

以上、かわおでした。